Empresas

La organización de la empresa: claves que marcarán la diferencia

La organización empresarial es imprescindible para el éxito de una compañía. La empresa, entendida como un grupo de elementos y personas que trabajan en conjunto con un objetivo común, requiere de un cierto orden para lograr sus metas, tanto económicas como sociales.

Sin un plan de empresa, una estructura interna, una logística, unos flujos de trabajo y una distribución del personal es muy difícil que sobreviva un largo tiempo en un mercado tan competitivo como el actual. Es más, desde hace un tiempo se ha venido demostrando que aplicar estrategias de organización empresarial tiene numerosas ventajas en cuanto a la maximización de beneficios y reducción de costes. Y no solo eso, también aporta consecuencias positivas en la productividad y la motivación de los empleados y en la imagen que se transmite al exterior.

Cultivar la cultura empresarial poniendo el foco en ordenar para producir más y mejor debe interiorizarse desde ya si se quiere marcar la diferencia. Te contamos algunas de las claves para una empresa organizada que se pueden poner en marcha sin grandes inversiones.

Planificación de equipos

Teniendo en mente los objetivos a corto, medio y largo plazo de la empresa y los recursos con los que se cuenta, la organización de equipos es esencial. Mientras que durante muchas décadas se ha optado por la creación de departamentos estancos en base a las tareas (producción, financiero, compras, etc.) se tiende cada vez más a la creación de equipos multidisciplinares por proyectos. De hecho, esto también influye en la organización del espacio físico de las compañías, que apuestan por entornos abiertos y dinámicos en los que la información se intercambia constantemente.

Eso sí, para dar un paso más en la organización de equipos, es imprescindible respetar estos tres puntos (independientemente del modelo elegido):

1. Que la estructura de la empresa y la jerarquización esté clara para todos.

2. Que cada trabajador sepa a la perfección cuáles son sus funciones y responsabilidades.           

3. Que los procesos de trabajo sean simples y directos.            

Asumir el liderazgo

Cada compañía puede optar por una estructura vertical u horizontal y diferentes niveles jerárquicos. Si la empresa tiene una forma piramidal, las grandes decisiones estarán en manos de unos pocos mientras que si tiene una organización más flexible, son más las personas con responsabilidad implicadas en cada fase.

Por ello, sea cual sea el caso, el liderazgo tiene que estar muy presente para un correcto funcionamiento. Debe recaer en una persona preparada, que conozca a la perfección cada función, cada rincón y cada detalle de la compañía.

Los líderes o jefes de sección son piezas muy relevantes para cohesionar al grupo, transmitir los valores de la empresa, escuchar, motivar y guiar hacia un fin común.

Automatización de procesos

Una de las claves con mayúsculas en la organización empresarial es la automatización de procesos que antes se realizaban a mano. Gracias a la digitalización, se puede contar con maquinaria muy avanzada y con softwares que automatizan tareas, desde las más simples a las más complejas, y en casi todos los ámbitos. Una de ellas, y la más común a todo tipo de empresas, es la contabilidad y la facturación, a la que tradicionalmente los departamentos de administración han dedicado horas y horas que podrían haber destinado a otras funciones más eficientes.

Contratar un software de facturación electrónica como el de easyap no supone un gran gasto y el ahorro en tiempo (y dinero) es notable. Además, permite al responsable de cuentas olvidarse de fechas y minimizar errores gracias a servicios como el portal del proveedor, donde se centralizan todas las facturas de los colaboradores.

Transparencia en comunicación y RRHH

La comunicación interna debe cuidarse para que resulte fluida y clara, especialmente de arriba a abajo para responsabilizarse de nuevos proyectos o solucionar posibles problemas pero también entre las personas que trabajan mano a mano. No se puede decir que hoy en día no existan vías para que esa comunicación y organización empresarial no sea efectiva: al teléfono o e-mail se han sumado CRMs, Apps, servicios de mensajería…

Esta transparencia debe transmitirse ya desde recursos humanos en el reclutamiento de personal, ofreciendo toda la información en los procesos. También seleccionando a personas preparadas y abiertas para dar su mejor rendimiento y colaborar en una organización empresarial totalmente efectiva.  

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